Аутсорсинг и аутстаффинг простыми словами и что это в IT

Даже крупному бизнесу невыгодно нанимать некоторых специалистов в штат, поэтому и возникли форматы взаимодействия, как аутсорсинг или аутстаффинг. Можно делегировать ряд сложных задач сторонним исполнителям, а самим переключиться на основную деятельность. Поговорим в статье о том, что можно поручить кому-то другому в сфере IT, почему многие компании этим пользуются.

Что такое аутсорсинг простыми словами

Аутсорсинг — формат рабочих отношений, при котором одна компания передает часть своих бизнес-процессов, функций другой. Задачи бывают разнообразными: от IT-поддержки до производства готового продукта. Решение оправдано с экономической точки зрения: не нужны собеседования с соискателями на вакансию, оформление в штат, обучение, подготовка рабочих мест, а что еще лучше — не придется платить налоги, взносы в пенсионный фонд.

На заметку. Термин происходит от английского слова outsourcing — «использование внешнего ресурса».

Как выглядит такое взаимодействие? Между двумя сторонами подписывается договор подряда. Исполнитель обязуется предоставить специалистов, а также ресурсы для решения задач, которые четко прописываются в документе. Сотрудники трудятся на нанимателя, но зарплату получают от работодателя.

Например, мебельный бизнес решил продвигаться в соцсетях. Это маленькое предприятие, поэтому невыгодно нанимать SMM-менеджера, таргетолога, копирайтера. Удобнее заключить договор с агентством, оплачивать услуги по факту их получения. Сторонний исполнитель составляет контент-план, предоставляет посты, настройку рекламы, сбор аналитики. При этом зарплата, налоги, взносы в ФСЗН — ответственность того же исполнителя.

Что передают на аутсорс

Сторонним организациям доверяют разные задачи: ведение бухгалтерии, клиентскую поддержку и даже производство. Что касается сферы IT, примерный список работ выглядит так:

• первичный аудит системы: оценивается состояние инфраструктуры, выделяются слабые места, отчет с решениями предоставляются в понятной для заказчика форме;

• обслуживание рабочих компьютеров, прочей оргтехники;

• выбор оборудования под нужды, требования нанимателя;

• контроль над серверной инфраструктурой;

• обслуживание ПО, ОС;

• мониторинг всех IT-служб;

• масштабирование, развитие инфраструктуры;

• консультирование пользователей.

Компания устанавливает круглосуточное наблюдение за системой, чтобы вовремя выявлять проблемы и находить своевременные решения.

Форматы сотрудничества с аутсорсером

Услуга удобна еще и тем, что можно выбрать формат взаимодействия нанимателя с исполнителем.

По объему услуг обслуживание делится на три типа:

• Полное. Другая организация берет на себя бизнес-процессы целиком. Например, полностью ведет IT-сферу.

• Выборочное. Делегируется только часть функций. Например, обеспечивает обслуживание техники. Все остальное остается на плечах штатных сотрудников.

• Консультирование. Наниматель сам ведет все процессы, но советуется по определенным вопросам с исполнителем.

По типу исполнения выделяют три формата:

• Руководитель лично следит за всеми процессами, нанимает исполнителей под каждую задачу.

• В коллективе есть специалист, который находит подрядчиков, ставит цели, контролирует результаты.

• Организация подписывает с подрядчиком договор, по которому передает ему карт-бланш в ведении процессов.

Историческая справка. О том, что такое аутсорсинг, мир узнал в 30-х годах прошлого века. По одной из версий, у его истоков стояли вечные конкуренты — Генри Форд и Альфред Слоун. Когда стало понятно, что ни одна организация не сможет объять необъятное, бизнесмены начали делегировать задачи другим исполнителям. Тогда-то General Motors под руководством Слоуна завоевала американский рынок. По другой версии, источником явления стали центры по электронной обработке информации в 1960 года, которые начали предоставлять услуги мелким компаниям.

Кому и когда требуется аутсорсинг

Аутсорсинг — это хорошая поддержка для разных компаний. Но чаще ею пользуются в трех случаях.

1. Малые компании

Малому и среднему бизнесу часто невыгодно содержать отделы IT, финансов, маркетинга, логистики, прочие непрофильные структуры. Они напрямую не влияют на получение прибыли. Передача этой сферы сторонней организации оптимизирует расходы. Собственный персонал нужно еще найти, а потом оплачивать отпуска, больничные, налоги, пенсионные взносы, да и уровень мастерства у работников может быть не всегда высоким. Решение ежедневных задач обходится дороже.

2. Стартапы

На стадии запуска непонятно, будет работать бизнес или прогорит. Нанимать полный штат сотрудников, закупать оборудование, ПО — рискованная затея. Проще обратиться к подрядчику с хорошей репутацией, который поможет на старте, даст консультацию по любым важным и сложным вопросам.

3. Неравномерная загрузка

Ретейлеры знают, что такое неравномерная загрузка. Периоды пикового спроса чередуются с длительными простоями. Естественно, невыгодно оплачивать работу большого штата, когда прибыли нет. Удобнее привлекать аутсорсинговую компанию в сезон загрузок. А когда спрос пойдет на спад, отказаться от предоставляемых услуг и сэкономить на оплате труда.

На заметку. Услуга пригодится тем, кто хочет сократить штат или снизить расходы на оплату труда, не может найти персонал по определенным специальностям, намерен повысить среднюю зарплату своих сотрудников.

Читайте также

Аутстаф-разработчик и как его выбрать?

Какие преимущества дает делегирование

Умение делегировать — важная черта успешного руководителя и бизнеса в целом. Именно поэтому услуга стала популярной сегодня.

Сокращение расходов

Передать часть работы сторонней компании дешевле, чем содержать отдел. Не нужно платить зарплату, отпускные, больничные, выдавать выходные пособия при увольнении, уходе в декретный отпуск, оплачивать обучение. Закупать оборудование, транспорт, наращивать мощности (производственные, складские), устанавливать лицензионное ПО — все это требует немалых инвестиций.

Например, заработная плата сисадмина в Москве составляет порядка 50 000 рублей. Для небольшой компании outsource обойдется дешевле, особенно если учесть снятую нагрузку по налогам, социальным отчислениям.

Удобное масштабирование бизнеса

В периоды уменьшения спроса услуга позволяет безболезненно сократить лишние рабочие места. С выходом на новый рынок и расширениям — нарастить ресурсы.

Повышение результатов

Сторонняя организация, которая оказывает услуги заказчику, является профессионалом в своем деле. Что это значит на практике? В штате исполнителя работают опытные сотрудники, в чье обучение, развитие работодатель инвестировал немалые средства. Большой опыт работы с разными нанимателями, а также профессионализм работников позволяет исполнителю предлагать готовые решения для стандартных задач, находить разумные выходы из исключительных ситуаций. Доверить проблему такому партнеру надежнее, чем решать ее самостоятельно.

Простой контроль

Передача IT-задач подрядчику не значит, что заказчик не контролирует ситуацию. При помощи тикет-менеджеров (программ) легко отслеживать текущие неисправности, поставленные и выполненные задачи. Однако не нужно беспокоиться о срыве сроков, внезапных увольнениях, сбоях в программном обеспечении или подаче электроэнергии. Аутсорсинговая компания — это то звено в цепи, которое обо всем позаботится.

Перенаправление внутренних ресурсов

Делегирование сокращает расходы, и ту сумму, которая осталась не потраченной, можно отправить на внутреннее развитие организации.

В чем недостатки

Если вы уверены в своем подрядчике, то никогда не столкнетесь с такими минусами. Но если доверяете работу неизвестной фирме, которая на рынке недавно, есть риски.

Утечка информации

Привлечение к работе третьих лиц может быть чревато разглашением коммерческой тайны. Однако исполнители следят за тем, чтобы сотрудники были проинформированы о сохранении тайны. От этого зависит как репутация конкретного специалиста, так и организации.

Низкое качество работы

Заказчик не контролирует процесс в подробностях, а следит за результатами. Это еще один фактор риска в аутсорсинге. Естественно, вы можете расторгнуть контракт, потребовать компенсацию, однако время будет упущено. Лучше исключить все эти возможности на этапе выбора исполнителя.

Как все работает

Итак, делегирование делится на три этапа.

Подготовка

Руководитель решает, что и в каком объеме передавать на ведение, каких результатов и когда ожидать, а также как их оценивать. Естественно, подсчитывается бюджет. Когда все становится понятным, составляется техническое задание.

Выбор исполнителя

Начинается все со сравнения предложений соискателей. Для этого изучаются услуги разных компаний, число подключаемых сервисов, тарифы, условия сотрудничества. Если говорить простыми словами, аутсорсинг — это поиск надежного партнера. Оценить надежность можно, если вы соберете информацию о компании, почитаете отзывы, изучите рейтинги, поговорите с реальными клиентами.

Организация работы

Когда стороны пришли к соглашению, подписали договор, назначается менеджер проекта. Именно он общается с заказчиком, дает отчеты по выполненным работам. Менеджер собирает команду, выстраивает план и делегирует задачи, а потом пишет отчеты.

Наниматель оплачивает услуги подрядчика по договору, следит за качеством работы, что значительно упрощает ведение бизнеса.

Поговорим об аутстаффинге

Аутстаффинг — это практика, согласно которой компания может нанимать внешних специалистов для работы над проектами. Обычно найм происходит через агентство. Работники включаются в штат заказчика и трудятся под его эгидой, но находиться могут в любом месте.

Когда, кому и почему пригодится аутстаффинг

В аутстаффинговое агентство обращаются, когда:

• дела ведутся в другой стране;

• организации требуются компетентные специалисты, однако есть ограничения на расширение штата;

• в коллективе нет сотрудников с определенной квалификацией.

В чем преимущества

Давайте рассмотрим основные плюсы такой возможности.

• Оперативное масштабирование. Когда организация расширяется, появляется потребность в наращивании коллектива, и тут приходит на помощь аутстаффинг. Подобрать специалиста непросто, собеседования могут идти месяцами, а предприятие при этом несет убытки. Естественно, удобнее нанять человека через агентство. Оперативно вы можете нанять какое угодно количество квалифицированных работников, готовых к решению поставленных задач.

• Управление персоналом занимает меньше времени. Аутстафферы управляются агентством. На практике это означает, что на HR-процессы придется тратить меньше времени и ресурсов. Не нужно проводить собеседования, техподдержку и администрирование. Все силы и время направляются на ключевые цели.

• Повышение производительности. Можно сконцентрироваться на основных задачах, а второстепенные — передать внешним специалистам. Это помогает разгрузить штатных работников, повысить их производительность и общую эффективность.

• Непрерывность бизнес-процессов. Больше не нужно беспокоиться о задачах, когда специалист, их выполнявший, заболевает, уходит в отпуск или увольняется. Достаточно обратиться в агентство, чтобы подобрать кадры на замену и быстро заполнить образовавшиеся пустоты.

• Уменьшение затрат. Преимущество — это экономия на выплатах. Можно исключить затраты на поиск, обучение, бенефиты и налоги. Это имеет большое значение в ИТ-секторе, где зарплаты специалистов обычно довольно высокие и постоянно растут. Внешний контрактник стоит дешевле, чем штатный сотрудник.

• Доступ к топовым кадрам. Нанять в штат эксперта непросто. Обычно все эксперты уже пристроены, и потребуется помощь «охотника за головами», чтобы переманить нужного специалиста. Кроме этого, придется платить хорошую зарплату и предоставлять бонусы. Это доступно не всем организациям. Поэтому аутстаффинг топового персонала хорошо решает эту проблему. Арендуйте лучшие кадры на тот срок, который можете себе позволить. Получите помощь без вреда для финансового благосостояния.

В чем недостатки

Есть и слабые стороны.

• Проблемы с коммуникацией, языковым барьером. Работа с персоналом за рубежом может приводить к проблемам в общении. Если команда находится в разных часовых поясах, это еще хуже скажется на совместной работе, коммуникации. Однако вы всегда можете установить четкие временные рамки для связи и выбрать оптимальный для всех инструмент коммуникации.

• Невозможность полностью контролировать работу удаленных сотрудников. Контрактники привыкли работать по-своему, поэтому контролировать их непросто. Но можно установить четкие рабочие стандарты и ожидания сразу.

• Утечка информации. Внешний персонал может спровоцировать нарушение конфиденциальности. Но только в том случае, если агентство, к которому вы обратились, не внушает доверия. Важно выбрать подрядчика с безупречной репутацией, а также использовать надежные технические решения для защиты данных. Обязательно заключаются договоры, в которых прописывается пункт относительно конфиденциальности и возможных последствий при нарушении этого стандарта.

• Зависимость от агентства. Аутстаффинговая компания может столкнуться с необходимостью ликвидации, а также изменить условия оказания услуг и прайс. Решение проблемы в том, чтобы поддерживать партнерство с несколькими поставщиками персонала.

• Качество работы. Ухудшение качества работы может наступить даже в партнерских отношениях с престижными агентствами. Например, если подобранный специалист не соответствует требованиям компании. Чтобы с таким не сталкиваться, вооружитесь детальной спецификацией требования под свои проекты и для персонала. Давайте четкие инструкции, устанавливайте КПИ.

Еще раз о том, что такое аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс простыми словами

Аутсорсинг предполагает делегирования целого процесса или его части сторонней компании, которая доказала свою компетентность и исполнительность. Заказчик платит по факту за выполненную работу.

Фриланс — вид аутсорсинга. Разница в том, что исполнитель не включается в штат, а работает на себя. Юридически он считается самозанятым или ИП, а клиент поручает ему разовые работы или целые проекты. Например, разработать мобильное приложение. Под каждую задачу прописывается договор авторского заказа, подряда, оказания услуг.

При аутстаффинге привлекается персонал сторонней компании. Его цель — получить специалиста на конкретное место и определенный срок. Поэтому услугу еще называют предоставлением труда работников.

Чтобы разница стала более очевидной, мы составили таблицу с указанием и описанием каждого типа услуг.

Как выбрать партнера для бизнеса

Мы разобрались, что это такое аутсорсинговые услуги, как описать простыми словами их суть, преимущества. Теперь предлагаем познакомиться с тем, как правильно выбрать партнера и избежать перечисленных выше рисков.

Критерии:

• SLA. Надежный подрядчик сам предлагает дополнительное соглашение с указанием ответственности обеих сторон: передача конкретных бизнес-процессов на ведение, описание работ, механизма контроля. Также здесь прописывается определение качества услуг.

• ServiceDesk или тикет-менеджеры. Программы, через которые организуется взаимодействие. В них отмечаются все неисправности, а также проведенные работы. Если исполнитель их не использует, лучше поискать другого.

• Мониторинг. Проактивная поддержка предполагает, что состояние системы отслеживается круглосуточно. Это помогает найти проблемы на этапе их формирования и разобраться с ними заранее. Можно исключить этап поиска, выезда специалиста на место. Стабильную работу оборудования возможно организовать дистанционно.

• Заинтересованность. Если подрядчик заинтересован, он задает дополнительные вопросы, уточняет поставленные задачи. Хороший исполнитель всеми силами преследует выгоду своего клиента, потому что сам получает от этого профиты: дополнительные услуги, рекомендации, прочее.

• Портфолио. Мы знаем, кто это такие — аутстафферы, аутсорсеры, фрилансеры. Однако оценить качество работы можно не по громкому имени, а по реальным проектам, поэтому у надежного исполнителя всего есть портфолио с крупными и мелкими проектами.

Если компания внушает доверие по всем параметрам, можете подписывать договор и развиваться дальше.